Bei komplexen Software-Produkten, zu denen unter anderem ERP-Systeme gehören, stellen die Anschaffungskosten nur einen Aspekt der Kostenseite dar. Zu den Lizenzgebühren kommen die Kosten für die Software-Wartung und Instandhaltung dazu. Diese Kosten fallen mitunter gravierend aus und scheinen unumgänglich. Oder etwa doch?
Es ist allgemein bekannt, dass es so etwas wie die perfekte Software, die für lange Zeit funktioniert und keine Probleme bereitet, nicht gibt. Das gilt für maßgeschneiderte Lösungen ebenso wie für weltweit verbreitete Standard-Software. Kosten für die Software-Wartung und die Wartung von Hardware machen bereits einen erheblichen Teil der Einnahmen der Originalanbieter aus.
Warum ist die Wartung der Software notwendig?
Die Hersteller von Software bringen ihre Programme bereits auf den Markt und zur Anwendung bei ihren Kunden, während im Hintergrund weiterhin an der Software gearbeitet wird. An der nachhaltigen Verbesserung einer Softwareanwendung ist der Kunde also kontinuierlich beteiligt: technisch durch automatisierte Fehlermeldungen, kostenseitig über Wartungsverträge, mit denen die Originalanbieter die Verfügbarkeit der Anwendung gewährleisten. Die Beseitigung von Programmierfehlern ist ein wichtiger Aspekt der Software-Wartung. Allerdings dürfte kaum ein Anbieter von Software diese Selbstverständlichkeit zum Bestandteil eines Wartungsvertrags machen.
Welche Arten der Softwarewartung gibt es?
Als Software-Wartung und Pflege werden dem Anwender in erster Linie Services wie zum Beispiel Anpassungen an veränderte technische oder gesetzliche Rahmenbedingungen angeboten. Darüber hinaus garantieren die Anbieter von Software mit Wartungsverträgen, dass der Anwender an jedem Upgrade des Programms teilnimmt. Software-Produkte entwickeln sich ständig weiter, werden also in ihrer Leistungsfähigkeit optimiert und führen zu besserer Performance des Anwenders. Es verhält sich durchaus so, dass sich die Anbieter über Wartungsverträge einen guten Teil ihrer Entwicklungsarbeit bezahlen lassen. Diese Vorgehensweise ist in der IT-Branche aber allgemein üblich.
Was ist bei Wartungsverträgen zu beachten?
Die Kosten für einen Wartungsvertrag bemessen die Anbieter gerne nach der Anzahl der Lizenzen, die ein Unternehmen erwirbt. Beim Erwerb von pauschalen Lizenzpaketen sollten Kunden daher wissen, dass sich die Wartungskosten der Software in Prozent davon ableiten lassen. Auf 15 und 25 Prozent des Kaufpreises der Lizenzrechte können sich die Vertragskosten jährlich belaufen. Daher ist die möglichst genaue Planung der tatsächlich benötigten Einzellizenzen bereits ein Weg, um die Kosten für die Wartung so gering wie möglich zu halten.
Lohnt sich der Aufwand für die Software-Wartung oder besser neu kaufen?
Für Unternehmen, die mit vergleichsweise alter Software arbeiten, kann sich der Umstieg auf einen anderen Anbieter lohnen. Übersteigen die Kosten für Wartung und Instandhaltung den bezifferbaren Nutzen, den die Anwendung noch bietet, ist ein sauberer Schnitt oft die beste Option. Allerdings ändert sich dann nichts am Prinzip, dass die neue Software mit einem neuen Wartungsvertrag hinterlegt ist. Bei Unternehmens-Software ist es kaum möglich, eine Anwendung ohne Wartungsvertrag einzukaufen – und auch nicht empfehlenswert. Denn „neu“ bedeutet bei aktuellen Software-Releases in der IT-Branche nicht zwangsläufig, dass die Anwendung stabil und zuverlässig läuft. Daher ist der umgekehrte Weg vielleicht eine Möglichkeit, speziell für kleinere und mittelständische Unternehmen: Vorgängerversionen einer Software lassen sich auch ohne Wartungsvertrag anschaffen, als gebrauchte Software. Häufig gelten bestimmte Programmversionen einer Software als besonders zuverlässig und stabil. Ein neuer Wartungsvertrag kann trotzdem mit dem Hersteller oder Originalanbieter vereinbart werden. Dieser Aspekt ist vor allem für Unternehmen interessant, die nicht unbedingt darauf angewiesen sind, stets über die allerneuesten Features eines Software-Produkts verfügen zu müssen.
Fazit: Software-Wartungsverträge sind zur Erhaltung der Performance unumgänglich. Durch genaue Planung der tatsächlich benötigten User-Lizenzen lassen sich Kosten einsparen. Zudem durch den Kauf älterer Versionen in Form gebrauchter Software. Die Microsoft zertifizierten Berater von VENDOSOFT stehen Ihnen für Auskünfte rund um Software-Wartung und Gebrauchtsoftware zur Verfügung. Lassen Sie sich unbedingt umfassend beraten!